Collectieregistratie

Waarom een digitale erfgoedinventaris nodig is

Een erfgoedinventaris is een goed gedocumenteerd overzicht van de objecten in je collectie. Elk erfgoedobject wordt er in detail omschreven. Naast foto’s en detailfoto’s bevat de inventaris van elk object afmetingen, vervaardiger, datering, stijl en andere (kunst)historische gegevens.

Een inventaris geeft een duidelijk beeld van de volledige erfgoedcollectie. Om je collectie op een goede manier te beheren, is zo’n inventaris onmisbaar. Wil je een tentoonstelling maken met stukken uit je collectie? Wil je een waardevol stuk tijdelijk in bruikleen geven? Wil je een verzekering afsluiten? In al die gevallen moet je op je inventaris kunnen terugvallen.

De registratie van je inventaris in een digitale erfgoeddatabank maakt de gegevens makkelijk doorzoekbaar. Bovendien kan je eenvoudig onderlinge verbanden tussen objecten leggen, wat de info waardevoller maakt.

Inhoud van een goede inventaris

• De basisgegevens van een (deel)collectie of object, samen met een objectnummer en foto;
• bijkomende documentatie zoals juridisch-administratieve stukken (eigendomsbewijzen, verzekeringspolissen enz.), informatie over de toestand van een object, documentatie over het object (uit publicaties, tentoonstellingen, educatieve dossiers enz.);
• de standplaats van het object: waar wordt het object bewaard?

Inventariseren per object of op collectieniveau?

Wil je invoeren op stukniveau of eerder op het niveau van de collectie of deelcollectie?

• Inventariseren op stukniveau is erg tijdrovend en soms niet (meteen) haalbaar. 
• Een collectiebeschrijving biedt informatie over een collectie als geheel, niet over afzonderlijke items. Ze bevat een korte omschrijving van de collectie, de materiaaltypes, trefwoorden over de inhoud, notities over de herkomst, het collectiebeleid, de bewaarplaats en allerhande andere informatie die nuttig kan zijn voor beheerders van de collectie.

Bronnen: Erfgoedwijzer (FARO), Aan de slag met je objecten (PARCUM)