Collectiebeleid? Collectieplan?
Het is altijd beter om een collectie te beheren en te laten aangroeien door middel van een doordacht collectiebeleid. Het collectiebeleid van je organisatie wordt neergeschreven in een collectieplan. Een goed collectieplan is véél meer dan alleen de beschrijving van je collectie. Het geeft inzicht in de samenstelling en de betekenis van de collectie, in wat de organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie), en in de uitvoering ervan in de praktijk.
Een collectieplan is een onmisbaar instrument: het is een basisdocument waaraan de hele werking wordt opgehangen. Met een collectieplan verantwoord je beslissingen die je neemt over je collectie, zowel naar interne (collega’s, raad van bestuur, voogdijoverheid) als naar externe partijen (schenkers, subsidiërende overheden, collega-instellingen, het grote publiek,…).
Een goed collectieplan geeft collega’s en derden een duidelijk beeld van wat in de collectie opgenomen wordt en wat eventueel, op korte of middellange termijn, het depot kan verlaten. Het omvat onder meer de volgende elementen:
- Inleiding (voorstelling, context, doel, scope,…)
- Historiek en beschrijving
- Collectievorming (verzamelen en afstoten)
- Behoud en beheer
- Registratie
- Gebruik
- Besluit, prioriteiten, intenties, actiepunten,…
Het schrijven ervan vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden. Het gaat dus om een eenmalige inspanning.
Voordelen van een collectieplan:
- Biedt inzicht en houvast
- Helpt bij het stellen van prioriteiten
- Werpt een kritische kijk op de collectie
- Is handig bij het vastleggen van procedures
- Is het visitekaartje van de instelling
- Zorgt voor een betere afstemming met andere instellingen
- Helpt bij het overtuigen van subsidiërende overheden/bruikleengevers
- Helpt bij de verantwoording van acties en beslissingen
Aan de slag
Een collectieplan voor museale collecties
Maak gebruik van de brochure Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, een initiatief van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten Nederland.
Een collectieplan voor archief en bibliotheek
Volg het stappenplan in de brochure Naar een collectieplan in 6 stappen. Een leidraad voor bibliotheek en archief, een initiatief van FARO.
Een collectieplan opmaken?
Onze consulent behoud en beheer ondersteunt organisaties bij het uitwerken van een collectievisie en -plan. Heeft u hierover vragen of wilt u starten met een collectieplan? Laat het ons weten.