Een goed collectiebeleid vertrekt vanuit een degelijk collectieplan. We zetten de belangrijkste kenmerken en voordelen van een collectieplan voor jou op een rijtje.

Wat is een collectiebeleid?

Het is altijd beter om een collectie te beheren en te laten aangroeien door middel van een doordacht collectiebeleid. Het collectiebeleid van je organisatie wordt neergeschreven in een collectieplan. Een goed collectieplan is véél meer dan alleen de beschrijving van je collectie. Het geeft inzicht in de samenstelling en de betekenis van de collectie, in wat jouw organisatie met de collectie wil (keuzes, prioriteiten en strategie), en in de uitvoering ervan in de praktijk.

Wat is een collectieplan?

Een collectieplan is een onmisbaar instrument: het is een basisdocument waaraan de hele werking wordt opgehangen. Met een collectieplan verantwoord je beslissingen die je neemt over je collectie, zowel naar eigen medewerkers als naar externe partijen (schenkers, het grote publiek,…).

Een goed collectieplan geeft een duidelijk beeld van wat in de collectie opgenomen wordt en wat eventueel, op korte of middellange termijn, de collectie kan verlaten. Het omvat onder meer de volgende elementen:

  • Inleiding (voorstelling, context, doel, scope,…)
  • Historiek en beschrijving van de collectie
  • Informatie over hoe de collectie gevormd wordt (verzamelen en afstoten)
  • Behoud en beheer: hoe wordt de collectie bewaard?
  • Inventaris van de collectie
  • Gebruik: wat wil je met de collectie doen?
  • Besluit, prioriteiten, intenties, actiepunten,…

Het schrijven ervan vraagt een extra inspanning. Als het plan er eenmaal is, hoeft het slechts om de paar jaar geactualiseerd te worden. Het gaat dus om een eenmalige inspanning.

Naar een collectieplan

Een collectieplan

  • biedt inzicht en houvast;
  • helpt prioriteiten te stellen;
  • werpt een kritische kijk op de collectie;
  • is het visitekaartje van de organisatie;
  • zorgt voor een betere afstemming met andere organisaties;
  • helpt subsidiërende overheden/bruikleengevers te overtuigen;
  • helpt om acties en beslissingen te verantwoorden.

Bron: Erfgoedwijzer, FARO

Dijk92 helpt je op weg

Leren archiveren is een brochure, boordevol praktische tips om verenigingsarchief goed te bewaren

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, deelt haar kennis en ervaring via de Erfgoedwijzer, een digitale gids voor alle facetten van erfgoedzorg.